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#ASAP – As Sustainable as Possible. Come gestire il tempo quando l’urgenza diventa normalità.

“Il problema è il tempo.”, “Non ho avuto tempo.”, “Non c’è tempo per fare tutto…”, “Non ho a chi delegare.”, “Serve tutto per ieri.”, “Sono sott’acqua”. Se ti è capitato di dire o pensare frasi come queste, questo libro potrà aiutarti concretamente a sviluppare un cambio di mindset nella gestione del tempo, stravolgendo l’assunto as soon as possible per sostituirlo con as sustainable as possible.

INTERVISTA A SILVIO TROMBETTA ED ELENORA MAURI  (a cura di Marina Maghelli, membro del Cda di EFPA Italia)

“Viviamo tempi accelerati”, inizia così l’introduzione al vostro libro. Tutto ciò come impatta sulle persone?

ELEONORA MAURI: Impatta in molteplici modi, che esploriamo nel libro e ai quali cerchiamo di dare risposte semplici, consigli pratici e strumenti immediatamente applicabili. In primis, impatta sul benessere e sulla serenità delle persone sul posto di lavoro e, purtroppo, spesso anche a casa. Sempre più persone percepiscono stati di stress, ansia, preoccupazione. In secondo luogo, impatta sull’efficienza e sull’efficacia, perché siamo entrati in una modalità iper-reattiva che ci porta a rispondere a tutto nell’immediato togliendo spazio all’analisi, alla riflessione e a scelte più ponderate. Ci fa vivere in una condizione di perenne ritardo, fretta e pressione in cui si fatica a vedere una via d’uscita, perché anche se il singolo tenta di mettere in atto comportamenti virtuosi, se il sistema in cui è inserito non è per nulla virtuoso, genera la sensazione di una lotta contro i mulini a vento. Nel libro lavoriamo su tecniche e metodi per analizzare le priorità e metterle in ordine, lavorando su scadenze realistiche ed evitando di vivere nella morsa del “tutto e subito”, imparando a dire qualche no e accettando di non riuscire a fare tutto (quando quel tutto non era realisticamente fattibile in una singola giornata che può essere costellata di imprevisti e fuori programma). In ultimo, impatta anche sulle relazioni interpersonali. Pensiamo solo a quante volte ci capita di mettere fretta o subire pressioni. Ci generiamo ansia l’un l’altro. Rischiamo anche di curare poco l’aspetto comunicativo rischiando di apparire freddi, poco empatici e sbrigativi.

Quali sono, secondo voi, gli strumenti e le tecniche per riuscire a gestire in modo efficace ed efficiente il tempo sia nel lavoro che nella vita personale?

ELEONORA MAURI: Alla base c’è sicuramente un lavoro di consapevolezza personale legato a come viviamo noi il tempo, come reagiamo alle richieste degli altri, come ci comportiamo davanti alle emergenze e agli imprevisti. Il libro parte da qui, perché ognuno di noi incappa in una serie di comportamenti disfunzionali in termini di time management di cui non siamo sempre consapevoli o che pensiamo di non poter modificare. Il passo successivo è usare metodicamente dei buoni strumenti di programmazione e pianificazione, con annessa una corretta stima della durata di ogni compito e l’inserimento di cuscinetti per gestire gli imprevisti che inevitabilmente incontriamo ogni giorno. Programmare e pianificare non significa diventare rigidi e non saper gestire i cambiamenti nel quotidiano. Ma d’altra parte, essere flessibili non significa azzerare completamente la pianificazione e vivere sempre alla giornata rischiando di perdere di vista gli obiettivi. Nel libro parliamo poi del corretto uso dell’agenda e della capacità di gestire e dominare gli strumenti tecnologici, che non devono essere fonte di ansia data da iperconnessione H24. Parliamo inoltre di come ottimizzare le comunicazioni (es. Riunioni e video call, email e chat). In ultimo, ma come elemento fondamentale, l’auto disciplina. Senza costanza e senza la giusta motivazione nessun cambiamento è possibile. 

Cosa hanno a che fare la psicologia e la biologia con la gestione del tempo?

SILVIO TROMBETTA: Tanto. Possiamo padroneggiare tutte le tecniche per un’accurata previsione, programmazione e priorizzazione delle nostre attività, ma, se non dominiamo l’aspetto psicologico e relazionale della gestione del tempo, faremo grande fatica ad ottenere comportamenti operativi ben equilibrati. La dimensione psicologica influenza il modo con il quale pensiamo che sia concepibile o meno portare a termine un’attività. Ciò influisce sulla velocità di esecuzione, sul fare (o meno) stime realistiche della durata di un’attività, e su molte altre conseguenze. L’aspetto della biologia richiede di essere tenuto in considerazione soprattutto per organizzare il tempo tenendo conto della nostra curva biologia, che determina la nostra disponibilità di energia e quindi la probabile efficienza esecutiva. Dedicarsi a un’attività impegnativa durante un momento di picco della curva biologica richiederà un determinato tempo di esecuzione, che diventerà più lungo se quell’attività dovessimo svolgerla, viceversa, in un momento di flesso della disponibilità energetica. 

Il libro contiene due test, uno iniziale e uno finale, che serviranno per valutare il proprio progresso. Quale obiettivo vi proponete di far raggiungere al lettore?

SILVIO TROMBETTA: i questionari di inizio e fine libro vogliono generare nei lettori e nelle lettrici consapevolezza delle loro convinzioni e abitudini di gestione del tempo, guidandoli in un viaggio di scoperta su come si sono evoluti addentrandosi nella lettura del libro. Possono essere anche intesi, dunque, come un sistema di misura dell’apprendimento, della sua evoluzione fra prima e dopo la lettura.